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En el mundo digital y conectado en el que vivimos, la interacción humana se vuelve más valiosa que nunca para aprovechar la ocasión y comunicar lo verdaderamente importante. Es el caso de los eventos: ofrecen la oportunidad de juntar a todo el público objetivo en un mismo espacio y transmitirles mensajes de la forma adecuada.

Aunque los eventos pueden dar muy buenos resultados, también pueden convertirse en un fracaso y afectar a la reputación empresarial. Para evitarlo, te contamos 6 tips teniendo en cuenta diferentes estrategias de captación:

1.   Ofrecer servicios añadidos

La persona que se dedica a un sector en concreto, por ejemplo la logística y los transportes, estará acostumbrada a asistir a eventos muy similares dentro de ese mundo. Además del contenido, la forma y el estilo pueden llegar a repetirse y perder la originalidad.

Traemos la solución a la posibilidad de caer en el olvido: ofrecer servicios añadidos al cliente. Partiendo de la base que todos ellos tendrán recursos digitales, instalaciones modernas y todo tipo de comodidades, lo que marca la diferencia es crear una experiencia y un recuerdo en el asistente.

Las camisetas publicitarias son una opción fácil para llevar tu marca al siguiente nivel, ya que cada vez que alguien las use, estará haciendo publicidad gratuita de la empresa. Además, cuando se personalizan las prendas al por mayor, la relación calidad – precio es muy asequible en comparación con el beneficio que pueden dar.

2.   Detallar los gastos

Los eventos pueden tener un coste en base a los servicios que se ofrecen o ser gratuitos. En el primer caso, es importante detallar claramente a qué se va a destinar el precio que paga el asistente.

Puede que el tema sea de lo más interesante, pero alguien que se siente estafado, es un cliente perdido. Por eso, hay que evitar la percepción del engaño y justificar el concepto de los ingresos. Así, creamos una relación de confianza muy beneficiosa por ambos lados.

A la vez, combinarlo con servicios gratuitos, ayuda a concebir una imagen de generosidad y trabajo pensado para el cliente. Esto no significa que el coste deba asumirlo el organizador, sino jugar la baza como una técnica de marketing.

Detallar gastos en eventos

3.   Crear engagement

Forjar una comunidad entre los participantes a un evento crea la idea de pertenencia a un grupo y, por lo mismo, entienden que su asistencia al evento tiene una finalidad importante. Algunos consejos para esta técnica:

  • Publicita el evento en redes sociales, tanto antes, como durante y después de la ocasión
  • Abre hilos de conversación entre los asistentes para fomentar la participación
  • Promueve la participación activa con recursos como sorteos o encuestas
  • Sorprende a los usuarios interaccionando con sus comentarios, para eliminar la sensación de ser “inalcanzable”
  • Crea contenido diferente que el público tenga ganas de ver, como vídeos o fotos interesantes
  • Invita a algún experto en el tema tratado en el evento o a alguna persona de referencia. Profundizar algún aspecto con alguien que se identifique con la marca, la posicionará en lo más alto

Con todo esto, aumentará exponencialmente la fidelidad de los asistentes. Si creas una comunidad, asistirán con gran probabilidad a los próximos eventos que organices.

4.   Escoger el momento adecuado

Aunque pueda parecer obvio, la elección de la celebración del acto es fundamental para la participación. A primera hora de la mañana, especialmente de los primeros días de la semana, la gente tiende a estar más ocupada organizándose su propio trabajo. De la misma forma, a última hora de la tarde, todo el mundo quiere irse a casa y acabar la jornada laboral. Por no hablar de un viernes por la tarde, que con toda probabilidad tendrá baja asistencia (a no ser que sea un evento festivo).

Igualmente, la antelación también es importante. Independientemente del tiempo que necesites para organizar el evento, los asistentes deben enterarse a su debida hora. Avisar con demasiado margen puede ser negativo por caer en el olvido y por la dificultad de mantener la atención durante tanto tiempo. Por el contrario, anunciarlo a última hora corres el riesgo de competir con agendas ya completas.

La clave siempre está en el equilibrio.

Aumentar la participación en eventos

5.   Escuchar el feedback

A todo el mundo le gusta comprobar que dedicar el tiempo a alguna actividad tiene alguna finalidad relevante. En este caso, saber que la asistencia a un evento ha servido de algo, sea cual sea el beneficio.

Una de las mejores formas para tener en cuenta a los clientes es preguntarles su opinión, ya sea antes del evento para cuestiones de organización o saber la percepción después de asistir. Dar opciones para que participen y aporten sugerencias, y escuchar el feedback es importante para adaptarlo a los gustos de quien te ve y mejorar en próximas ocasiones. Y lo más significativo: dar respuesta a estas críticas (potenciando siempre que sean constructivas).

6.   Diseño del evento

Empezando por la creatividad de la invitación y siguiendo por las presentaciones de la información, el diseño del evento tiene que ser atractivo e interactivo. Utilizar colores, palabras destacadas o recursos como hashtags pueden ser de ayuda.

Además del diseño puramente creativo, existen otras formas de idear el esquema perfecto para el gran día. El networking entre los invitados puede ser una actividad difícil de desarrollarse por sí misma, así que deben usarse estrategias para fomentarlo, especialmente en los momentos anteriores al acto, los descansos y si hay alguna celebración posterior.

Más allá de estas colaboraciones, hay que promover la conexión entre los ponentes y el público para que se relacionen en un ambiente más propicio.

Aumentar participación con diseño del evento

Utilizando todas estas herramientas de marketing y promoción, se creará una “comunidad de fieles” asistentes a los eventos. Te aseguras que en cualquier otra ocasión te brindarán su apoyo y que serán acontecimientos de valor. Darte a conocer a través del éxito de los eventos que organizas ayuda a crear una mejor imagen y valor de marca, y aumentar la popularidad en el sector.