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Organizar un festival de música es una experiencia emocionante y deseada por muchos, pero debemos saber que no es tarea fácil. Ya se trate de un evento con mayor o menor magnitud, hay una gran cantidad de factores que hay que tener en cuenta.

Bien es cierto, que debido a la gran cantidad de festivales existentes en la actualidad los esfuerzos para destacar son mucho mayores que años atrás. Pero no pensamos que sea algo imposible, y por esto, aquí mostramos 7 pasos para organizar tu propio festival de música:

1.    Determina un propósito para tu festival

Antes de nada, lo más recomendable es decidir que temática tendrá tu festival. Si se enfocará al rock, electrónica, jazz, etc… O incluso, yendo un poco más allá, que tipo de experiencia quieres transmitir a los asistentes.

Este paso es crucial ya que cuanto más original seas, más te diferenciaras del resto y más oportunidad tendrás de destacar y enfocarte en una audiencia determinada.

determina el propósito

2.    Forma un Line-up

Una vez que hayas definido como será tu festival, es hora de pensar que artistas o bandas formarán parte del cartel. Para ello, establece una meta o cantidad de conciertos que quieras realizar teniendo en cuenta el tiempo que durará el evento.

En segundo lugar, entiende bien a la audiencia a la que te quieres dirigir y ponte en contacto con aquellos músicos que consideras más acertados para este público.

Una vez que hayas estudiado la disponibilidad de estos artistas, es momento de elegir aquellos que más se ajusten a tu presupuesto. Es recomendable para organizar un festival no reservar más actuaciones de las que puedas pagar ni prometer pagos que no estás seguro que puedas soportar.

Es bastante habitual que se produzca una cancelación por parte de alguno de los grupos. Por este motivo, trata de tener un plan B que te permita actuar rápido ante cualquiera de estos imprevistos. Una buena opción es elaborar una lista con artistas o bandas locales que puedan estar dispuestos a realizar una sustitución de última hora.

line-up festival

3.    Encuentra la mejor localización para organizar un festival

Para escoger una buena localización es recomendable tener en cuenta lo siguiente: el tamaño de tu festival, los días de duración, la cantidad de bandas, el espacio que necesitarán los vendedores (merchandising y alimentación) y otras actividades que desees realizar.

Si estás buscando organizar un festival al aire libre, necesitarás los permisos correspondientes de la ciudad donde quieras celebrarlo.

Será más fácil elegir lugares locales que ya estén configurados para espectáculos en vivo. Pero en el caso de que hacerlo al aire libre no es una prioridad para ti, piensa en alquilar una sala de conciertos que cumpla con los requisitos o aspectos que precisas para tu evento.

4.    Ofrece un servicio de carga móvil

Como hemos ido observando durante los últimos años, cada vez cobra más importancia ofrecer una buena experiencia para el consumidor. Y los servicios tecnológicos, aportan una utilidad que favorece el buen recuerdo en la mente de los asistentes.

Una de las grandes necesidades más importantes a cubrir en festivales, es la carga móvil. Con las Estaciones de carga los usuarios pueden cargar su móvil de una forma rápida y segura mientras siguen disfrutando de los conciertos.

Además, se trata de una gran herramienta de marketing al ser totalmente personalizables con la marca de la organización o el patrocinador. Y, aquellas estaciones que incorporan pantalla multimedia permiten la reproducción de publicidad en formato imagen o vídeo.

Battever ha estado ya en multitud de festivales de música dando servicio de carga a sus asistentes como Primavera Sound, Mad Cool, En órbita, Les Arts, Oh see…

¡Qué mejor que ofrecer a tus asistentes un servicio gratuito tan necesario como es la carga móvil mientras aprovechas las ventajas de la publicidad digital!

organizar un festival

Conoce los precios de compra y alquiler de las estaciones de carga para festivales de música

5.    Encuentra patrocinadores

No buscar patrocinadores siempre es una opción, pero hay que tener en cuenta que es una excelente forma de financiación y abaratará los costes de tu evento.

En el caso de que te decidas a encontrar patrocinadores, la primera pregunta que deberías hacerte es: ¿Qué les puedo ofrecer a cambio?

Publicidad, por supuesto. Pero presentar tu festival requiere de más detalles; los posibles patrocinadores querrán saber cuánta visibilidad tendrá su marca y si podrán sacar algo beneficioso del acuerdo.

Algunos ejemplos a tener en cuenta al organizar un festival serían: colocar el logotipo en folletos, carteles e integrar la marca en la estrategia de redes sociales. En definitiva, cuanta más difusión tenga, más atractivo será para ellos.

Busque empresas que hayan patrocinado otros eventos similares, contacta con ellos y brinda a los representantes con tu mejor presentación.

Por último, infórmate sobre posibles subvenciones en el lugar donde vivas, ¡Puede que haya una disponible para ti!

6.    Planea como será la entrada

No son pocos los festivales donde se han originado auténticos desastres a la entrada, produciéndose largas colas y grandes aglomeraciones de personas en un espacio muy reducido.

Esto puede ser muy peligroso para la seguridad de tu evento, por lo que evita a toda que se haya problemas en el acceso al recinto.

Trata de tener el suficiente personal, usa un sistema eficiente de identificación como son las pulseras RFID y organiza las colas para que la gente fluya sin problemas.

ejemplo entrada concierto

7.    Refuerza la seguridad en tu festival

Por mucho que tratemos de controlar todo, hay situaciones que no dependen de nosotros mismos y se escapan de nuestras manos: accidentes, personas tratando de colarse, gente fuera de control… ¡Hasta cosas que nunca imaginaríamos que pudieran pasar!

Por esta razón, es importante contar con un plan de emergencia y profesionales de seguridad. Evitarás esas situaciones que puedan provocar un desastre y afecten de forma muy negativa al transcurso del festival.

BONUS: Más cosas a tener en cuenta

Consejos:

  • Planifica completamente el itinerario de las actuaciones y preocúpate de que los asistentes conozcan esta información.
  • Organiza un festival cumpliendo con las necesidades de cada artista y establece un horario de carga, pruebas de sonido y actuación para cada uno de ellos.
  • Asegúrate de haber completado las obligaciones de publicidad con los patrocinadores.
  • Prepárate para algunos momentos de caos: reponiendo existencias, necesidad de más personal, desajustes en los horarios de actuación, etc…
  • Las redes sociales son tu gran aliado. Usar un hashtag será muy útil para que los asistentes, bandas y patrocinadores vayan compartiendo sus experiencias durante el evento.

Debemos evitar:

  • Poca variedad de catering: Intenta abarcar el máximo posible de gustos y exigencias dietéticas.
  • No tener los suficientes puntos o fuentes de hidratación.
  • Ignorar el impacto medioambiental de tu festival: Trata de contaminar lo mínimo posible. Por ejemplo, alquila un equipo con el menor consumo energético posible (valorando las necesidades mínimas de sonido e iluminación).
  • No cumplir con las exigencias técnicas: Es muy molesto estar viendo el grupo que tanto estabas esperando y no poder escucharlo bien porque se cuela el sonido de otro concierto en otro escenario del recinto.
  • No prestar atención a la opinión de los asistentes: Este feedback te resultará muy valioso para mejorar aquellos aspectos más deficientes de la organización.

Antes de acabar, si estás pensando en organizar un festival y quieres saber más acerca de los cargadores de móviles, te dejo el siguiente artículo donde hablamos sobre las Estaciones para cargar móviles en festivales de música.

¡Aplica estos pasos para que tu festival sea todo un éxito!

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