L’organisation d’un festival de musique est une expérience passionnante, mais nous devons savoir que ce n’est pas une tâche facile. Qu’il s’agisse d’un événement plus ou moins important, un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte.
Il est vrai qu’en raison du grand nombre de festivals qui existent aujourd’hui, les efforts pour se démarquer sont beaucoup plus importants qu’il y a quelques années. Mais ce n’est pas impossible, c’est pourquoi nous vous donnons ici 7 étapes pour organiser votre propre festival de musique :
1. Déterminer la raison d’être de votre festival
Tout d’abord, la meilleure chose à faire est de choisir le thème de votre festival. Si celui-là sera axé sur le rock, l’électronique, le jazz, etc… Ou même, en allant un peu plus loin, quel genre d’expérience voulez-vous transmettre aux participants.
Cette étape est cruciale car plus vous êtes original, plus vous vous distinguerez des autres et plus vous aurez l’occasion de vous démarquer et de vous concentrer sur un public particulier.
2. Former une file d’attente
Une fois que vous avez défini à quoi ressemblera votre festival, il est temps de réfléchir aux artistes ou aux groupes qui feront partie du line-up. Pour ce faire, fixez un objectif ou un nombre de concerts que vous souhaitez donner en fonction de la durée de l’événement.
Deuxièmement, comprenez bien le public auquel vous voulez vous adresser et entrez en contact avec les musiciens que vous considérez comme les plus appropriés pour ce public.
Une fois que vous avez étudié la disponibilité de ces artistes, il est temps de choisir ceux qui conviennent le mieux à votre budget. Il est conseillé d’organiser un festival pour ne pas réserver plus de représentations que ce que vous pouvez vous permettre ou promettre des paiements que vous n’êtes pas sûr de pouvoir payer.
Il est assez fréquent qu’un des groupes annule. Pour cette raison, essayez d’avoir un plan B qui vous permette d’agir rapidement face à ces imprévus. Une bonne option est de dresser une liste d’artistes ou de groupes locaux qui pourraient être prêts à faire une substitution à la dernière minute.
3. Trouver le meilleur endroit pour organiser un festival
Pour choisir un bon emplacement, il est conseillé de tenir compte des facteurs suivants : la taille de votre festival, la durée, le nombre de groupes, l’espace nécessaire aux vendeurs (merchandising et nourriture) et les autres activités que vous souhaitez faire.
Si vous souhaitez organiser un festival en plein air, vous aurez besoin des autorisations correspondantes de la ville où vous souhaitez le célébrer.
Il sera plus facile de choisir des salles locales qui sont déjà installées pour des spectacles en direct. Mais si ce n’est pas une priorité pour vous de le faire en extérieur, pensez à louer une salle de concert qui répond aux exigences ou aux aspects de votre événement.
4. Offre un service de recharge mobile
Comme nous l’avons constaté au cours des dernières années, il devient de plus en plus important d’offrir une bonne expérience au consommateur. Et les services technologiques, fournissent un utilitaire qui favorise la bonne mémoire dans l’esprit des participants.
L’un des besoins les plus importants à couvrir lors des festivals est la recharge mobile. Avec les stations de recharge les utilisateurs peuvent recharger leur téléphone portable rapidement et en toute sécurité tout en continuant à profiter des concerts.
De plus, c’est un excellent outil de marketing pour être entièrement personnalisable avec la marque de l’organisation ou du commanditaire. Les stations qui intègrent un écran multimédia permettent la reproduction de la publicité sous forme d’image ou de vidéo.
Battever a déjà participé à de nombreux festivals de musique fournissant un service de chargement à ses participants tels que Primavera Sound, Mad Cool, En orrbita, Les Arts, Oh see…..
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5. Trouver des sponsors
Ne pas chercher de commanditaires est toujours une option, mais gardez à l’esprit que c’est une excellente forme de financement et qu’elle réduira les coûts de votre événement.
Si vous décidez de trouver des sponsors, la première question que vous devez vous poser est : que puis-je leur offrir en retour ?
De la publicité, bien sûr. Mais la présentation de votre festival exige plus de détails ; les commanditaires potentiels voudront savoir quelle sera la visibilité de votre marque et s’ils peuvent tirer profit de l’opération.
Voici quelques exemples à prendre en compte lors de l’organisation d’un festival : placer le logo sur des brochures, des affiches et intégrer la marque dans la stratégie de réseautage social. Bref, plus vous avez de diffusion, plus elle sera attrayante pour eux.
Recherchez les entreprises qui ont commandité d’autres événements semblables, communiquez avec elles et faites votre meilleure présentation aux représentants.
Enfin, renseignez-vous sur les subventions possibles où que vous habitiez, il y en a peut-être une pour vous !
6. Planifiez à quoi ressemblera l’entrée
Sur tous les festivals il peut se produire de longues files d’attente et de grandes foules de gens dans un espace très restreint.
Cela peut être très dangereux pour la sécurité de votre événement, alors évitez tout problème d’accès au site.
Essayez d’avoir suffisamment de personnel, utilisez un système d’identification efficace comme les bracelets et organisez les files d’attente de manière à ce que les gens puissent circuler facilement.
7. Renforcer la sécurité de votre festival
Peu importe à quel point nous essayons de tout contrôler, il y a des situations qui ne dépendent pas de nous-mêmes et qui échappent à tout contrôle : des accidents, des gens qui essaient de se faufiler, des gens qui échappent à tout contrôle… même des choses que nous n’aurions jamais pu imaginer !
Pour cette raison, il est important d’avoir un plan d’urgence et des professionnels de la sécurité. Vous éviterez les situations qui pourraient causer un désastre et affecter négativement le déroulement du festival.
BONUS : D’autres choses à garder à l’esprit
Conseils :
- Planifiez complètement l’itinéraire des représentations et assurez-vous que les participants connaissent cette information.
- Organiser un festival pour répondre aux besoins de chaque artiste et établir un horaire de chargement, de vérification du son et de performance pour chacun d’eux.
- Assurez-vous d’avoir rempli vos obligations publicitaires avec les commanditaires.
- Préparez-vous à quelques moments de chaos : réapprovisionnement, besoin de plus de personnel, inadéquation des horaires de représentation, etc….
- Les réseaux sociaux sont votre grand allié. L’utilisation d’un hashtag sera très utile pour les participants, les groupes et les commanditaires pour partager leurs expériences durant l’événement.
A éviter :
- Peu de variété dans la restauration : essayez de couvrir le maximum de goûts et d’exigences diététiques.
- Ne pas avoir assez de points d’accès à l’eau.
- Ignorez l’impact environnemental de votre festival : essayez de polluer le moins possible ! Par exemple, louer des équipements dont la consommation d’énergie est la plus faible possible (évaluer les besoins minimaux en matière de son et d’éclairage).
- Ne pas respecter les exigences techniques : c’est très ennuyeux de regarder le groupe que l’on attendait depuis si longtemps et de ne pas pouvoir bien l’entendre parce que le son d’un autre concert se glisse dans une autre scène de la salle.
- Ne faites pas attention à l’opinion du public : cette rétroaction vous sera très utile pour améliorer les aspects les plus déficients de l’organisation.
Appliquez ces étapes pour faire de votre festival un succès !